Cómo usar Twitter para promocionar y gestionar un evento

Cómo usar Twitter para promocionar y gestionar un evento

Twitter se está convirtiendo en una de las redes sociales con mayor penetración en el mercado. Las Pymes poco a poco van descubriendo múltiples usos para convertirla en una herramienta de promoción y gestión. La organización de eventos apoyándose en Twitter se está convirtiendo en una obligación. Conozcamos entonces la mejor forma de sacarle el jugo a Twitter para promoción y gestión de un evento.

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Resumen:

El Twitter se está convirtiendo en la sala de prensa 2.0 de los eventos offline.

El hashtag de Twitter en un evento es el canal de comunicación más efectivo antes, durante y después de la celebración de dicho evento.

Twitter se ha convertido a día de hoy en la herramienta más completa para sacarle brillo a un evento donde asista una importante proporción de asistentes que utilizan Twitter para conversar.

Para los asistentes, Twitter es un canal de comunicación entre los que asisten, se conozcan o no con antelación. Elegido un hashtag, mejor si es sugerido oficialmente, se puede seguir un evento, opinar a la vez que habla el ponente, redifundir la charla para quienes no asisten o no están del todo atentos, etc. Para el organizador del evento, Twitter es un medio para obtener en tiempo real opiniones y preguntas sobre el evento que seguramente deriva en un mejor servicio. Twitter se está convirtiendo en la sala de prensa web 2.0 de los eventos offline.

Según un estudio de la empresa de eventos Amiando, el 60% de los tweets relacionados con un evento se producen durante dicho evento y el restante 40% se producen antes o después del evento.

A continuación listamos los pasos a seguir para el uso adecuado de Twitter en un evento cualquiera:

Uso del Twitter antes del evento:

1) Crear una cuenta de Twitter del evento y personalizarla. Utilizarla como canal para informar de las novedades previas al evento. El objetivo de la cuenta es dinamizar conversaciones relacionadas con el evento.

2) Hacerse seguidores o enviar mensajes directos a usuarios de Twitter que puedan convertirse en asistentes al evento. Al hacer esto algunos de esos usuarios, si les interesa el evento, entrarán en la página web del mismo.

3) Comunicar cual es el hashtag oficial del evento para que comiencen a darse conversaciones en torno a esa etiqueta. Incluir por supuesto dicho hashtag en todos los tweets de la cuenta del organizador del evento.

4) Hacer una lista dentro de la cuenta de Twitter con las cuentas de los ponentes del evento. De esta forma, si los asistentes desean conocer más de los ponentes, podrán verlo a través de sus respectivas cuentas de Twitter. También se suele insertar en la página web del evento un breve curriculum del ponente junto al enlace a su cuenta de Twitter.

Uso del Twitter durante el evento:

5) Instalar una pantalla grande dentro de la sala de exposición del evento destinada a mostrar los tweets relacionados. Junto con la pantalla instalar una herramienta que muestre los mensajes de Twitter en función de las etiquetas usadas (hashtags) con una visualización atractiva que aproveche las fotos enlazadas en los mensajes, así como la foto del usuario que ha enviado el mensaje. Los programas más utilizados son Visible Tweets, Twitterfall, Twitter Fountain, Tweet Wall Pro, TwitterCamp y TwitterMotion.

6) Contratar a alguien para que haga de corresponsal periodístico del evento, escribiendo en tiempo real resúmenes de cada una de las ponencias. De esta manera se dinamiza cada ponencia y en segundo lugar se motiva a usuarios que no han podido asistir en persona, a enterarse y participar del evento. En algunos eventos son los propios asistentes quienes se toman la responsabilidad de contar lo que está sucediendo en el evento a través de sus frecuentes tweets. Estos usuarios saben muy bien que cubrir por Twitter un evento interesante para el sector es una canal seguro de nuevos seguidores.

7) Monitorizar opiniones y comentarios sobre el evento: Durante el transcurso del evento es posible darse cuenta de errores de organización, logística, etc. a través de la monitorización de las quejas de los asistentes a través de Twitter. Es importante que alguien este monitoreando estas opiniones y dé una respuesta rápida y efectiva. Es como hacer una pequeña gestión de la reputación online del evento en tiempo real durante la celebración del mismo.

Uso del Twitter después del evento:

8) Finalizado el evento se deben monitorizar todas las opiniones relacionadas a través del hashtag creado. Existen programas especializados que recogen todos los mensajes o tweets que se han hecho con un determinado hashtag. Esa recolección queda plasmada en un documento accesible. También hay programas que registran estadísticas de cuáles fueron los usuarios de Twitter que más tuitearon en el evento, cuáles fueron las palabras más utilizadas, etc.

En definitiva, Twitter ha evolucionado la forma de promocionar y gestionar un evento, aumentando la exposición del evento, la satisfacción de los asistentes y la obtención de feedback por parte de la empresa que organiza el evento. Poco a poco Twitter se convertirá en un ingrediente obligatorio en la receta de éxito de un evento.

Fuentes:

Definición de Twitter en la Wikipedia

Javier Gosende

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